La nuova edizione della ISO 9001 rispetto alla precedente versione abbandona i formalismi tendendo ai contenuti e ai risultati.
Tale nuovo orientamento emerge anche nel nuovo approccio agli aspetti documentali.
In primo luogo viene introdotta la nuova terminologia “informazione documentata” che ha sostituito il termine “documentazione”.
In secondo luogo si rimarca il concetto che i documenti sono uno strumento del Sistema Qualità e non la sua essenza.
Le informazioni documentate devono essere un supporto al Sistema Gestione Qualità. A rafforzamento di questo concetto il fatto che nella nuova versione del 2015 le informazioni documentate sono trattate al capitolo 7 “Supporto”.
Attenzione però! Questo non significa che i documenti andranno quasi totalmente eliminati.
Oltre ai documenti richiesti esplicitamente dalla norma (campo di applicazione, informazioni documentate necessarie all’attuazione dei processi, Politica per la qualità, Obiettivi per la qualità) l’organizzazione deve mantenere tutte le informazioni documentate necessarie per operare.
Quindi tutti i documenti fino ad ora utilizzati (manuale qualità, procedure, istruzioni, organigrammi, moduli ecc) saranno trattati come documenti specifici di livello inferiore se sono ritenuti utili al Sistema Gestione Qualità.
E’ quindi lasciata maggiore libertà all’organizzazione di potere decidere quali informazioni documentate dovranno essere mantenute attraverso una corretta analisi dell’organizzazione (Risk Based Thinking).