In questi giorni sono stata contattata da diversi clienti che hanno ricevuto comunicazioni, a volte anche con toni quasi minacciosi, sull’obbligo di nominare il Responsabile della Conservazione digitale, il quale ovviamente dovrebbe frequentare corsi, preparare documenti e procedure per cui è necessario rivolgersi a consulenze specifiche (molto costose).
Proviamo a fare chiarezza.
Il tutto nasce dal fatto che sono state pubblicate le “Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici” da parte dell’AGID (Agenzia per l’Italia Digitale) che ha lo scopo di aggiornare le attuali regole tecniche in base all’art. 71 del Codice dell’amministrazione digitale (CAD), concernenti la formazione, protocollazione, gestione e conservazione dei documenti informatici. Tali linee guida erano entrate in vigore lo scorso 01/01/2022.
In altre parole, la conservazione digitale dei documenti è obbligatoria nel caso di fatture elettroniche e di documenti fiscalmente rilevanti ed in linea generale in tutti quei casi di documenti che nascono in formato informatico e che hanno una rilevanza civilistica (ad esempio: la PEC, i documenti contrattuali sottoscritti con firma digitale, ecc).
Ma chi ha l’obbligo di applicare le Linee Guida?
Al punto 1.2 campo di applicazione, le Linee Guida specificano che sono applicabili ai soggetti indicati nell’art. 2 commi 2 e 3 del CAD, ovvero:
“a) alle pubbliche amministrazioni di cui all’articolo 1, comma 2, del decreto legislativo 30 marzo 2001, n. 165, nel rispetto del riparto di competenza di cui all’articolo 117 della Costituzione, ivi comprese le autorità di sistema portuale, nonché alle autorità amministrative indipendenti di garanzia, vigilanza e regolazione;
b) ai gestori di servizi pubblici, ivi comprese le società quotate, in relazione ai servizi di pubblico interesse;
c) alle società a controllo pubblico, come definite nel decreto legislativo 19 agosto 2016, n. 175, escluse le società quotate di cui all’articolo 2, comma 1, lettera p), del medesimo decreto che non rientrino nella categoria di cui alla lettera b)”.
Il successivo comma 3 prevede che le disposizioni del CAD e le relative Linee guida “concernenti il documento informatico, le firme elettroniche e i servizi fiduciari di cui al Capo II, la riproduzione e conservazione dei documenti di cui agli articoli 43 e 44, il domicilio digitale e le comunicazioni elettroniche di cui all’articolo 3-bis e al Capo IV, l’identità digitale di cui agli articoli 3-bis e 64 si applicano anche ai privati, ove non diversamente previsto”.
Il comma 3 si comprende andando a leggere i vari articoli a cui rimanda; ve li sintetizzo:
- Art. 3 bis: le imprese e i professionisti devono avere una PEC
- Art. 43: se il documento elettronico è già mantenuto da altri, allora l’impresa non è tenuta ad archiviarlo (es. la fatturazione elettronica)
- Art. 44: per i privati l’obbligo di conservazione elettronica è esplicitamente previsto da leggi specifiche per settori specifici
- Art. 64: riguarda lo SPID (identità digitale)
Ma quindi, i privati devono applicare le linee guida?
Si, se l’azienda decidesse di eliminare tutti i documenti cartacei e mantenere esclusivamente l’archivio informatico di tutti i documenti. Questo comporterebbe anche la costruzione di diversi archivi con protezioni informatiche elevate e procedure precise di protocollo digitale dei documenti.
Si, se l’azienda svolge attività per cui la legge impone la gestione di documenti informatici, protocollo digitale e conservazione digitale.
No, per le aziende “normali”.
Spero di avere fatto chiarezza.
Per approfondimenti:
https://www.agid.gov.it/it/agenzia/strategia-quadro-normativo/codice-amministrazione-digitale